Flere av kommunene våre har hatt politiske møter. Noen med hele formannskapet til stede, andre som fjernmøter på telefon eller skype.
Kommuneloven har regler om møter i folkevalgte organer og andre kommunale organer. Kommuneloven § 11-7 åpner for at møter kan avholdes som fjernmøter. Det er en forutsetning for å avholde fjernmøte at kommunestyret eller fylkestinget selv har besluttet at (andre) folkevalgte organer i kommunen eller fylkeskommunen skal ha adgang til å avholde fjernmøte.
Dersom det foreligger et slik vedtak kan fjernmøte via f.eks. skype avholdes. Det vises imidlertid til bestemmelsens andre ledd hvor det står at «Fjernmøte innebærer at deltakerne ikke sitter i samme lokale, men at de via tekniske hjelpemidler likevel kan se, høre og kommunisere med hverandre. Kravene som ellers gjelder for møter, gjelder også for fjernmøter», dvs regler for innkalling, saksliste, møteoffentlighet osv.
Midlertidig forskrift – utvidet adgang til å avholde fjernmøter
Kommunal- og moderniseringsdepartementet har på bakgrunn av situasjonen og vedtatte tiltak for å hindre spredning av Covid-19, fastsatt midlertidig forskrift som skal lette gjennomføringen av fjernmøter i kommuner og fylkeskommuner. Den midlertidige forskriften åpner for at folkevalgte organer kan avholde sine møter som fjernmøter, selv om kommunestyret ikke har gitt dem adgang til det etter § 11-7 første ledd.
Forskriften gir videre unntak fra regelen om at møtedeltakerne må kunne se hverandre. Det betyr at møter i utgangspunktet kan avholdes som rene telefonmøter uten bruk av kamera.
I forskriften gjør departementet unntak for prinsippet om åpne møter, ved at folkevalgte organer kan avholde møter som fjernmøte i de tilfellene kommunen faktisk ikke har det tekniske utstyret på plass for at allmennheten kan følge forhandlingene i møtet.
KMD skriver om kommunelovens regler om hastesaker
Departementet legger til grunn at hasteparagrafen bare kan brukes når kommunestyret selv har delegert myndighet til de organer eller personer som er nevnt i bestemmelsen. Bestemmelsen åpner for at saker kan delegeres til folkevalgte organer og ordføreren, og ordføreren kan også få hastekompetanse til å behandle saker av prinsipiell betydning. Sammen med de vanlige reglene om delegering i f.eks. § 5-6 fjerde ledd og § 5-7 fjerde ledd, gir hastefullmakter etter § 11-8 kommunene et stort handlingsrom til å organisere seg slik at det er mulig å treffe nødvendige vedtak for håndtere utbruddet av Covid-19.
Departementet minner om at hasteparagrafen inneholder regler om skriftlig saksbehandling, se bestemmelsens andre og fjerde ledd. Dette er en saksbehandlingsform som kan være et alternativ til hastefjernmøter. Særlig vil skriftlig saksbehandling være egnet hvis det er grunn til å tro at samtlige medlemmer av det folkevalgte organet slutter seg til forslaget, og det ikke vil være særlig behov for en verbal meningsutveksling blant organets medlemmer.
Det kan være tilfeller hvor kommunestyret pr. nå ikke har vedtatt delegering i samsvar med § 11-8 første ledd, og det kan være et presserende behov for å vedta slik delegering. I et slikt tilfelle kan kommunen ved ordfører vurdere om et slikt delegeringsvedtak kan treffes i form av skriftlig saksbehandling, noe som bør kunne gjøres raskt.